Tarjetas Prepagas: ¿qué rubros vigilan más las empresas?

Rubros más usados

“Al analizar los datos de las tarjetas prepagas, surgen tendencias sobre los rubros donde las empresas concentran sus gastos: combustibles, impuestos y seguros (como VTV, patente, servicios públicos), restaurantes, estacionamientos y plataformas digitales (como Trello, Slack, Google Cloud y Figma). Estos sectores reflejan necesidades cotidianas, pero también operativas, para mantener a las organizaciones funcionando de manera eficiente”, afirma Luis Ariel Peralta Aliano, CCO de KURU.

Sin embargo, los tickets promedio apuntan a rubros menos frecuentes pero de mayor impacto: aerolíneas ($210.000 por transacción, en vuelos de cabotaje), electrónica ($155.000, para artículos de oficina) y hoteles ($140.000). Estas cifras sugieren que las empresas destinan inversiones significativas a viajes y tecnología, áreas que muchas veces requieren supervisión adicional por sus implicancias estratégicas.

La configuración como herramienta de control

Uno de los mayores aprendizajes al observar la implementación de reglas de aprobación es que la configuración de las tarjetas actúa como una radiografía de las prioridades empresariales. A través de atributos como rubro, montos y horarios, las empresas buscan limitar el uso indebido de fondos y optimizar el presupuesto.

1. Foco en el rubro: El atributo más utilizado por las empresas es el rubro, lo que evidencia que el principal temor radica en gastos fuera de categorías permitidas. Por ejemplo, en el rubro combustibles, muchas empresas establecen un máximo por transacción de $45.000, una medida que evita excesos y asegura la funcionalidad.

2. Control por presupuesto: Otras configuraciones incluyen montos límites por día, semana o mes. Por ejemplo, una empresa podría establecer un presupuesto semanal de $120.000 para combustibles, dejando al colaborador la flexibilidad de distribuirlo según sus necesidades. Algunas empresas combinan ambas modalidades, como permitir un máximo de dos cargas de combustible de $45.000 cada una por semana.

3. Restricciones horarias y por día: Para minimizar gastos no laborales, muchas compañías configuran horarios específicos para el uso de las tarjetas, como habilitarlas solo de lunes a viernes en horarios de trabajo. Esto resulta clave en empresas con operaciones descentralizadas o turnos diferenciados, donde cada equipo puede requerir reglas adaptadas.

Dinámica descentralizada 

Los gastos descentralizados representan un desafío particular. Rubros como combustibles, peajes, almuerzos y suscripciones recurrentes suelen ser decididos en tiempo real por los colaboradores, sin posibilidad de planificación previa. Esto es especialmente común en empresas de consumo masivo, laboratorios, distribuidores y firmas de mantenimiento, donde una gran parte del personal opera fuera de la oficina.

“En estas situaciones, ofrecemos una solución robusta que permite a las empresas mantener el control sin obstaculizar la operatividad. La plataforma combina tecnología avanzada con una interfaz intuitiva, facilitando tanto la configuración de reglas como el monitoreo en tiempo real. Esto asegura que cada gasto cumpla con los parámetros establecidos y se ajuste a las necesidades del momento” comenta Peralta Aliano.

Contextos desafiantes: uso de efectivo

En Argentina, las empresas también deben adaptarse a la dinámica propia de los comercios locales. Sectores como minería, petróleo y agro suelen operar en zonas remotas donde el uso de efectivo es más común. Por ello, un atributo muy utilizado es la extracción de efectivo a través de redes de cajeros (Banelco/Link) o CashPlus (comercios que permiten extraer dinero en efectivo al realizar una compra).

Además, la logística del manejo de efectivo en estas industrias presenta retos adicionales. Empresas dedicadas a actividades en lugares de difícil acceso deben garantizar la disponibilidad de fondos para gastos imprevistos, como reparaciones de maquinaria o la adquisición de suministros locales. Para abordar estos desafíos, muchas organizaciones implementan sistemas de reporte diario o semanal que incluyen documentación detallada de cada transacción en efectivo, incrementando la transparencia.

El uso de efectivo sigue siendo una necesidad. Aunque el efectivo no puede regularse por rubro, horario o monto, las empresas utilizan atributos específicos para limitar la cantidad extraída por colaborador. Es decir que por un lado además de configurar la extracción de efectivo, las empresas configuran la cantidad de efectivo que quieren dejar que cada colaborador pueda extraer, ya sea por extracción, por día, por semana o mes. Además, la integración de tecnologías como WhatsApp para rendir gastos simplifica el seguimiento y refuerza la transparencia.

Impacto de la tecnología en la gestión empresarial

La adopción de herramientas de gestión eficiente de fondos corporativos no sólo responde a las demandas de control, sino también a la necesidad de adaptarse a un entorno donde la transparencia es primordial. Esto permite a las empresas abordar problemas tradicionales de manera proactiva, al tiempo que las prepara para un futuro más competitivo y tecnológico.

En un país como Argentina, donde los contextos económicos y operativos son altamente dinámicos, contar con una solución como KURU es una ventaja clave. La capacidad de las empresas para configurar sus tarjetas de manera estratégica no solo optimiza recursos, sino que también refuerza la confianza en la gestión corporativa, marcando la diferencia en un mercado cada vez más exigente.