Todavía hoy, una parte importante de las empresas en Argentina gestiona sus gastos corporativos, ya sea viáticos, anticipos o rendiciones, de forma manual, en papel o con varias pestañas abiertas en las computadoras de los equipos administrativos. Esa falta de visibilidad y trazabilidad, según Mendel, plataforma de gestión inteligente de gastos y viajes corporativos impulsada por IA, es uno de los puntos donde más tiempo y dinero se pierde sin que las compañías lo registren. De hecho, un informe reciente de McKinsey muestra que la inteligencia artificial aplicada al análisis granular del gasto corporativo, aplicado en facturas, órdenes de compra y categorías de costos, puede detectar ineficiencias ocultas y áreas de despilfarro.
"El problema de fondo no es solo el monto que se gasta, sino que no hay trazabilidad de ese dinero. Cuando se entrega en efectivo o por transferencia y no se concilia en tiempo real, las empresas no solo pierden plata: pierden la capacidad de definir una política de gasto clara para cada equipo o cada proceso", explicó Juan Francisco Monte de Oca, Director Comercial y Marketing de Mendel.
El segundo impacto, agregó, aparece en el plano fiscal. Gastos como hospedaje, comidas o reparaciones de urgencia suelen quedar mal documentados cuando se pagan en efectivo, lo que reduce su deducibilidad y termina golpeando directamente el resultado de la empresa. A través de la automatización con Inteligencia Artificial, compañías que ya trabajan con Mendel en la región lograron ahorrar hasta 150 horas mensuales en tareas administrativas, reducir en 40 horas su proceso de conciliación contable y recuperar más de USD 40.000 mensuales en gastos que antes se perdían por falta de comprobantes.
"No se trata de digitalizar el caos que ya existe, sino de eliminarlo. Cuando una empresa puede controlar en tiempo real en qué se gasta la plata y automatizar la validación fiscal de cada comprobante, deja de operar en modo rescate y empieza a tomar decisiones con información real, como también a ser más competitiva gracias a la reducción de costos", agregó Monte de Oca.
Para Mendel, que opera en Argentina en alianza con Banco CMF, la oportunidad está en que cada vez más equipos financieros dejen de ver la gestión de gastos como una tarea operativa y empiecen a usarla como una fuente de información estratégica para la empresa.